En un sector con fuerte competencia como lo es el hortofrutícola, es necesario llevar un control exhaustivo de los costes y rentabilidades y, por supuesto, cumplir con la trazabilidad. Esto nos obliga a implementar ERP’s de gestión cada vez más exigentes. Pero ¿cuál elegir entre las distintas opciones del mercado? ¿Qué aspectos deberían ser determinantes para nuestra elección?
Es la hora. Mi empresa necesita un cambio de software ya.
Esta es una constante en los almacenes de fruta y verdura que aún no llevan la trazabilidad conforme a la normativa o que usan programas genéricos incompletos para su actividad.
Pero ese momento en el que debemos elegir un nuevo programa, no es tarea fácil. Existen muchas opciones en el mercado, pero muchas veces cuesta elegir el ERP que mejor se adapta a nuestras necesidades. Por eso, un buen planteamiento previo de qué es lo que queremos nos ayudará a elegir correctamente.
Primer paso: buscar mis debilidades
Lo primero de todo es analizar cuáles son las carencias de nuestra organización y en qué podemos y queremos mejorar: si hasta el momento hemos pecado de lentos en nuestras operaciones de venta y queremos ser más rápidos; si la trazabilidad sigue siendo una asignatura pendiente y queremos evitar sustos con las inspecciones sanitarias; o quizá porque sentimos que se nos escapa gran cantidad de información que nos dificulta la toma de decisiones.
Un ERP agroalimentario que se adapte a mí
Una vez hemos determinado nuestras debilidades y qué es lo que buscamos en nuestro nuevo ERP, es la hora de preguntar por las mejores opciones. Tendremos que preguntar a aquellas empresas de software que hayamos encontrado si sus productos y servicios sirven para las tareas que nos proponemos. Las que nos respondan que sí, ya podrán pasar a la siguiente fase de selección.
Bajo nuestra experiencia como consultores, siempre recomendamos rehuir de aquellas propuestas de programas generalistas en las que es necesario invertir un gran número de horas para adaptar el sistema a las particularidades del sector. Se sabe cuándo se empieza, pero nunca cuándo se termina ni de qué forma.
Que sea un software sencillo y escalable
Aunque nos hallemos en busca de un ERP completo y específico para nuestro negocio, no debemos olvidar que también debe ser sencillo. Los software deben facilitarnos la vida y no al contrario. Por otro lado, es interesante que busquemos una solución escalable y modular que se adapte al crecimiento de nuestra empresa. Por ejemplo, si nuestra intención es la de abrir más puntos de venta en el futuro u ofrecer nuevos servicios como la toma de pedidos web, nuestro software debe estar preparado para estos cambios y ampliaciones.
Elige un socio tecnológico, no una simple marca
Para un cambio tan importante dentro de nuestra organización como lo es la implantación de un nuevo software, lo que más vamos a necesitar es tener confianza con nuestro socio tecnológico. Por ello, si buscamos a alguien que nos comprenda, hable nuestro idioma y nos asesore desde el principio, el resultado será un éxito.
Que nuestro socio conozca las necesidades del sector
Encontrar a un asesor tecnológico que esté especializado en el ámbito hortofrutícola o haya trabajado con empresas del sector, será un punto a favor para que la implantación sea más sencilla y para que nos encontremos más cómodos durante el proceso. No olvidemos que, aparte de buscar un nuevo software, se trata de implantar nuevos procesos de trabajo que nos ayuden a optimizar las tareas y facilitar la gestión administrativa.
Buscar una implantación rápida y sencilla
Este punto es otro de los más importantes. Cuando preguntemos a nuestro socio tecnológico cómo se realizará el cambio de un software a otro, la empresa deberá plantearnos una planificación detallada y transparente del proceso: tiempos de actuación, calendario de sesiones de formación, previsión de puesta en marcha, etc. Cuanta más información nos den, mejor.
Un buen servicio de soporte y mantenimiento
El gran olvidado en la decisión de compra es el servicio postventa, y quizá sea uno de los más importantes a medio y largo plazo, ya que uno de los motivos por los que muchos almacenes terminan cambiando de software es el mal trato que reciben por parte de su empresa informática: se sienten desatendidos, el servicio de soporte no cubre sus necesidades o el programa se queda obsoleto y no lo actualizan. En este sentido, es muy importante que la empresa informática realice actualizaciones periódicas, que tenga un servicio de soporte adecuado en tiempo y forma y que, si lo necesitamos, nos puedan atender las 24h en caso de urgencia.
Costes del software y presupuesto
Por descontado, el aspecto económico es otro factor muy importante dentro de nuestro proceso de selección del software, pero debemos verlo como una inversión a largo plazo vital para nuestra organización.
Aconsejamos que, antes de nada, sepamos con qué presupuesto económico contamos. Según el coste de cada software preseleccionado que más nos haya gustado y de las opciones que nos den, valoraremos qué nos conviene según los factores de elección ya mencionados.
Una buena forma de abaratar los costes iniciales es mediante la opción del SaaS (Software as a Service/Software como servicio), ya que solo desembolsaremos al principio los costes de implantación y después abonaremos una cuota mensual (a modo de alquiler) que suele ser bastante asequible por la utilización del software y en la que suele venir incluida el servicio de soporte y actualizaciones. Por tanto, en caso de que no dispongamos de un presupuesto que nos permita realizar un desembolso inicial grande, esta es una opción muy interesante.
Conclusiones
Para que la búsqueda de un nuevo software hortofrutícola no se convierta en una tarea difícil y podamos encontrar la mejor opción dentro de nuestras posibilidades, es imprescindible que tengamos en cuenta algunos factores como: la elección de un buen socio tecnológico, el presupuesto con el que contamos, la sencillez del software y, sobre todo, que la solución que nos ofrecen logre adaptarse a nuestras necesidades.
Si eres almacén productor, distribuidor o trader agroalimentario y buscas un nuevo ERP para tu organización, nosotros podemos ayudarte con nuestras soluciones informáticas. Escríbenos sin compromiso.
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