Toda empresa del sector alimentario está obligada por ley a llevar la trazabilidad de sus productos. Sin embargo, esta obligación suele ser interpretada como una traba o imposición más que como lo que representa verdaderamente para el día a día de tu almacén hortofrutícola: una oportunidad para mejorar aspectos importantes de tu organización. Vamos a analizar por qué.
La trazabilidad, esa normativa que nos quita el sueño
Muchos empresarios opinan que, en lugar de facilitar sus tareas, la trazabilidad consume tiempo, recursos y puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza si no se dispone de buenas herramientas que ayuden a gestionarla.
Esta visión negativa de los sistemas de trazabilidad está ocasionando con frecuencia que los gerentes se centren en la búsqueda urgente —a veces apremiada por una inspección sanitaria— de un software específico de trazabilidad que solucione su necesidad inmediata. No obstante, la urgencia o la falta de planificación en la selección puede llevarnos a errores en la inversión de la herramienta. Es muy frecuente invertir en programas informáticos que gestionan únicamente la trazabilidad en lugar de herramientas globales que abarquen toda la gestión de la empresa.
Las normativas actuales de seguridad alimentaria se fundamentan básicamente en el concepto de trazabilidad, es decir, en el conjunto de procedimientos que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado.
Pero los mayoristas hortofrutícolas que usan dos y hasta tres programas independientes —facturación, trazabilidad y contabilidad—, acaban recurriendo a un software que integre todos los procesos. Y con razón. Gestionar la trazabilidad de forma independiente es un proceso incompleto y tedioso. Es como intentar fabricar un coche saltándose los pasos de prensado y chapistería para trabajar directamente en el motor; o, peor aún, realizar cada proceso por separado e intentar unirlos después. ¿Complicado, verdad?
Las 5 ventajas de trabajar con la trazabilidad integrada en un ERP
La integración de las herramientas de trazabilidad con las de gestión administrativa y de producción simplificará nuestro trabajo. Ahora analizaremos cada una de las ventajas que vamos a obtener en nuestro almacén hortofrutícola si trabajamos con un sistema de trazabilidad integrado en una herramienta de gestión global. Dicho con otras palabras: vayamos en busca de la felicidad.
- Capacidad de actuación frente a incidencias. La principal ventaja de trabajar mediante un sistema de gestión que integra la trazabilidad es la capacidad de actuación de la empresa frente a cualquier incidencia alimentaria. La utilizaciónde un buen sistema integrado nos hará más ágiles, rápidos y con menores costes ante cualquier problema de seguridad alimentaria.
- Mejora continua en la calidad. La utilización de un sistema global nos permitirá monitorizar internamente la calidad de los productos. Es decir, podremos registrar cualquier reclamación que hayamos hecho a nuestro proveedor o que hayamos recibido de un cliente de una manera muy sencilla.
- Análisis de beneficios por partidas. La identificación por partidas o lotes del producto que compramos y vendemos es fundamental para el seguimiento de la traza. Pero si además disponemos de datos económicos —precio de compra y de venta, costes asociados, etc.—, podremos conocer la rentabilidad de la partida, así como averiguar de primera mano el beneficio obtenido, el coste de las mermas, precio costeado o el precio medio de venta, entre otros muchos datos.
- Sistemas de venta más rápidos. La trazabilidad, como ya hemos indicado con anterioridad, obliga a mantener identificada en todo momento nuestra fruta. Esta imposición la podemos aprovechar para utilizar métodos de venta más rápidos como la venta con lectores de código de barras o PDA’s, reduciendo el tiempo de atención por cliente.
- Stock e inventario. Una gestión con la trazabilidad integrada nos aportará información ajustada del estado de nuestro almacén. Podemos conocer de una manera muy aproximada y sin necesidad de realizar inventarios el stock y su valor económico. Además, a la hora de hacer inventarios nos permitirá realizarlos de forma más rápida y ordenada gracias a los lotes o partidas.
En resumen, es muy frecuente que las empresas hortofrutícolas, debido a la falta de tiempo o por desconocimiento, inviertan en programas informáticos que gestionan de forma independiente la trazabilidad. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la trazabilidad gestionada desde un software ERP aporta innumerables ventajas, evita duplicidad de tareas y una visión global de la organización. Para saber más, pregúntanos.
