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Qué es la factura rectificativa y cuándo debemos emitirla

La Agencia Tributaria mirará siempre con lupa las facturas rectificativas que emitimos. Por eso, es muy importante tener claro cómo y cuándo debemos emitirla. Aquí te lo explicamos.

Qué es una factura rectificativa

La factura rectificativa es aquella que se crea con el fin de corregir otra factura emitida con anterioridad.

Como la rectificativa utilizará siempre su propia serie y número de factura, será necesario que en ella especifiquemos claramente el número y la fecha de la factura inicial.

Cuándo y cómo debemos emitir una factura rectificativa

Las facturas rectificativas deben emitirse en los siguientes casos:

  • Cuando hemos olvidado introducir algún dato indispensable u obligatorio en la factura. Podemos consultar todos los detalles en la Ley de Facturación.
  • Si nos hemos equivocado en algún dato identificativo de la factura. Por ejemplo, en la fecha, número de artículos, nombre del cliente…, o también si hemos calculado mal el importe (lo veremos más adelante).
  • Cuando se realiza la devolución total o parcial de un pedido (factura de abono).
  • Si hemos calculado mal el IVA y lo queremos corregir.

Si la factura rectificativa no afecta al importe, tendremos que emitir una factura que sustituya a la original directamente. Sin embargo, si dicha factura sí afecta al importe, tendremos dos maneras de rectificarla:

  • Indicando solo el importe de la rectificación 

    Si lo hacemos así, será necesario que reflejemos los datos de la factura rectificada y añadiremos el importe a sumar o restar con signo positivo o negativo. En este caso, el importe de la factura rectificativa es complementaria a la original y tanto el cliente como nosotros conservaremos ambas.

  • Indicando directamente el importe correcto

    En este caso, prepararemos la factura tal y como quedaría con la modificación efectuada, ya que nuestra intención es que modifique por completo a la anterior. Por tanto, esta rectificativa sustituirá a la original anulándola.

Más datos a tener en cuenta

Es obligatorio diferenciar las facturas rectificativas con una serie distinta a la que usamos en las facturas regulares.

Se pueden rectificar varias facturas a la vez y unificarlas en una sola, siempre y cuando las identifiquemos una a una.
Cabe señalar que disponemos de un plazo de hasta 4 años para realizar la factura rectificativa desde el devengo del impuesto.

Devolución de mercancías y envases

En el sector con el trabajamos estrechamente, el hortofrutícola, es muy común que se realicen modificaciones de la base imponible debido a la devolución de envases y embalajes. Pues bien, en este caso no sería necesario que emitiéramos una factura rectificativa. Lo que podemos hacer directamente es modificar la factura que emitamos en un suministro posterior y restar el importe de los envases y embalajes devueltos.

Facturas impagadas

Si un cliente nos deja a deber una factura, la Agencia Tributaria nos permite realizar una factura rectificativa en estos dos casos:

  • Cuando el cliente se declara en concurso de acreedores (artículo 80.3 de la LIVA)
  • Tras haber transcurrido 1 año desde el devengo del IVA o de 6 meses en el caso de las pymes, siempre y cuando hayamos formalizado una reclamación judicial o requerimiento notarial instando a su cobro (artículo 80.4).

Con la factura rectificativa de las facturas impagadas, podremos recuperar el IVA ingresado que no se ha cobrado.

Conclusiones

Las facturas rectificativas se crean con el fin de corregir, sustituir o anular a otras facturas emitidas anteriormente y responden a una serie de requisitos que recomendamos cumplir estrictamente para evitar problemas con Hacienda.

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Imagen extraída de Freepik.

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