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Cómo gestionar series de facturas en almacén hortofrutícola

Numeración y series de facturas. Cómo gestionarlas en tu negocio

Uno de los pasos fundamentales dentro del ciclo administrativo/contable es emitir correctamente la numeración y series de facturas. En este artículo te explicamos cómo crearlas según la normativa.

Elementos de la numeración de la factura: número y serie

La serie de factura, por un lado, es la parte que encontramos al inicio o al final de la factura y que nos sirve para diferenciar las distintas actividades dentro de la empresa o entre sucursales. Esto queda reflejado en el artículo 6 del Reglamento de Facturación:

se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

Los almacenes de fruta, por ejemplo, suelen distinguir las facturas de envases con una serie diferente (por ejemplo, la serie E) y las facturas intracomunitarias con otra serie (la serie I, por ejemplo). De hecho, en el caso de las facturas rectificativas es obligatorio diferenciarlas con otra serie como veremos más adelante en la normativa.

Por otro lado, el número de factura corresponde a la parte exclusivamente numérica y esta debe seguir una norma muy básica: que los números sean correlativos y que mantengan una coherencia con la fecha de las facturas:

2020/F/1025  ——–  16/05/2020

2020/F/1024  ——— 15/05/2020

2020/F/1023  ——— 14/05/2020        NUMERACIÓN CORRECTA

 

2020/F/1025  ——–  16/05/2020

2020/F/1024  ——— 14/05/2020

2020/F/1023  ——— 15/05/2020        NUMERACIÓN INCORRECTA

Qué nos dice la normativa

Una vez vistos los elementos “serie” y “número” de factura, vamos a repasar lo que nos dice la Agencia Tributaria al respecto:

  • Todas las facturas deben ir numeradas.
  • Todas las facturas deben seguir una serie numérica ordenada y coherente con las fechas (como hemos visto en el punto anterior).
  • El número de factura debe ser único e intransferible durante el año fiscal (en España en concreto corresponde con el año natural). Por tanto, solo pueden cambiarse y “reutilizarse” cuando acabamos el año fiscal.

En cuanto a las series numéricas, la normativa nos permite separarlas en los siguientes casos:

  • Cuando desempeñamos distintas actividades económicas. Aun así, debemos seguir respetando las normas de ordenación numérica dentro de cada serie.
  • Cuando disponemos de diferentes establecimientos. Por ejemplo, si tenemos más de un almacén hortofrutícola y/o varios puestos en el merca, podemos crear series diferentes para cada uno de ellos.
  • Cuando emitimos una factura rectificativa.
  • Cuando creamos facturas intracomunitarias y extracomunitarias.

Cómo numerar facturas de forma manual y automática

De manera manual

En este sentido no hay ninguna norma al respecto, es decir, podemos empezar a numerar nuestras facturas como consideremos. Sin embargo, lo más sencillo es hacerlo de la siguiente forma:

AÑO FISCAL EN CURSO + SERIE (SI PRECISA) + NÚMEROS CORRELATIVOS

→ 2020/E/0001

     2020/E/0002

     2020/E/0003…

De manera automática

Con aplicaciones informáticas como Frutix Pro V4 (nuestra solución para mayoristas) o Frutex ERP (nuestro software para centrales agroalimentarias), las facturas se quedan numeradas de forma automática y correlativa.

Además, nuestro software permite:

  • Crear múltiples series.
  • Reiniciar la numeración con cada inicio de año.
  • Modificar de forma manual algún dato que se nos ha pasado o que hemos introducido por error.

Conclusiones

La utilización de series de facturación para la identificación de actividades o establecimientos nos permitirá un mayor control financiero y administrativo. Por tanto, nos ayudará a llevar mejor nuestra organización interna, en especial si nos apoyamos en soluciones informáticas que nos ayuden a automatizarlas.

Si eres pyme hortofrutícola y te interesa un software para gestionar tus facturas y series de forma fácil, nosotros podemos ayudarte con nuestras soluciones informáticas. Escríbenos sin compromiso.

Imagen extraída de Freepik

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