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Cómo hacer el inventario en mi almacén de fruta

El inventario… esa terrible palabra con la que nos estremecemos nada más escucharla. Y más cuando hablamos de nuestro almacén hortofrutícola. Sin embargo, existen pequeños trucos y métodos para controlar un inventario por partidas de forma sencilla, además de herramientas especializadas de gestión. Vamos a verlas. 

Qué es un inventario

Antes de nada, vamos a repasar el concepto general de inventario para dar pie a la siguiente explicación: 

El inventario es la enumeración detallada, ordenada y valorada del conjunto de artículos o mercancías que se encuentran en nuestro almacén en un momento determinado. 

Existen diferentes tipos de inventario: de materias primas, de productos en proceso de fabricación, de productos en cuarentena…; sin embargo, en el sector productor y distribuidor hortofrutícola, lo que más nos vamos a encontrar es con inventarios periódicos y finales por partidas. Estos determinan el estado del stock de cada producto y son fundamentales para la gestión de la trazabilidad según la normativa exigida por Sanidad y para conocer los datos de rentabilidad de cada artículo.

Además de para un buen seguimiento de la trazabilidad de nuestro productos, el inventario será fundamental para conocer con exactitud el estado de nuestro almacén y evitar:

  1. Costes innecesarios del departamento de compras, ya que podremos optimizar el número de pedidos a nuestros proveedores y agricultores.
  2. Tener una cantidad de género en exceso que pueda producir un gran número de mermas.
  3. Incurrir en costes innecesarios de almacenamiento (espacio en neveras, mantenimiento, etc.)
  4. Sufrir roturas de stock y desabastecimiento. Esto da una mala imagen a nuestros clientes y nos hace perder oportunidades de venta.

Por todo ello, es fundamental conocer el stock de nuestro almacén, así como disponer de estimaciones precisas de las previsiones de la demanda de nuestros clientes (factor que trataremos en otro artículo).

Con qué frecuencia hago mi inventario

La frecuencia con la que realicemos un inventario dependerá de diversos factores de la organización y de la naturaleza del producto a inventariar.
Para los mayoristas de fruta y verdura, que tienen un elevado movimiento de entradas y salidas del almacén y que tratan con productos perecederos, lo ideal es realizarlo diariamente. No obstante, conocedores de lo laborioso que puede llegar a ser, es frecuente que los almacenes (grandes y pequeños) lo realicen una vez por semana.

Quién debe realizar el inventario

El inventario debe llevarlo a cabo la persona de la empresa que mayor conocimiento y experiencia tiene del almacén. Por lo general, suele ser el jefe de almacén. Esta persona deberá decidir la periodicidad con la que se realiza, la técnica y el método a emplear o el equipo de compañeros que le acompañarán en la labor de inventariado.

Pasos para realizar el inventario por partidas

  1. Lo  más importante es disponer de un espacio de almacenamiento lo mejor acondicionado posible para nuestras frutas y verduras que, además, son en su mayoría productos perecederos. Así, podremos tener mucho más controlada nuestra materia prima que más tarde venderemos. 
  2. El siguiente punto será encargarnos de tener todo el género identificado. Así, podremos conocer rápidamente la procedencia de cualquier artículo, es decir, a qué lote o partida pertenece. 
  3. Si no disponemos de un programa informático que nos ayude a realizar el inventario, podemos utilizar una hoja Excel diseñada para la ocasión, aunque esta opción suele llevar a cometer más errores en el recuento. 

La operativa es bastante sencilla: realizar una enumeración de cada partida o lote existente, indicando kilos y/o número de cajas/bultos de cada uno de ello. Toda esta información se irá registrando en nuestro sistema u hoja Excel para actualizar el estado del stock. 

Llegados a este punto, será conveniente realizar una comparativa de datos entre la diferencia de “entradas y salidas del almacén”, es decir, stock teórico, y el resultado que hemos obtenido en el inventario (datos reales). Esto nos serviría para determinar por ejemplo el número de mermas en el que hemos incurrido durante este periodo o identificar posibles hurtos.

El inventario en nuestra solución Frutix ProV4

Conocedores de la importancia de la realización de inventarios para el sector de distribución de fruta y las dificultades que ello conlleva, Frutix ProV4 presenta un método de inventariar realmente sencillo y rápido de llevar a cabo, ya sea por partidas o de forma general (inventario contable o fiscal).

Inventario por partidas

El inventario por partidas es el que se debe realizar con más regularidad, por ello ha de ser muy sencillo.
Frutix Pro V4 nos facilita en gran medida la labor con una plantilla en la que figuran todas las partidas teóricamente existentes en el almacén. Esta plantilla servirá para contrastar las existencias (kilos y bultos) de todas las partidas. Finalizado el inventario y rellenada la plantilla con los resultados del recuento, será el momento de introducirlo en el programa para que actualice los datos.

Todas las partidas existentes en el almacén reflejarán los nuevos datos introducidos.

Inventario contable o fiscal

El inventario fiscal es el inventario que se realiza al final de año y que nos servirá para realizar la variación de existencias contable.

Este inventario se confecciona a nivel de artículo, sin detalle de partidas, y Frutix Pro V4 lo confeccionará de forma automática utilizando los resultados del inventario por partidas.

Conclusiones

En definitiva, llevar a cabo inventarios en nuestro almacén de fruta puede resultar una tarea tediosa si no usamos las herramientas y técnicas adecuadas. Si estás pensando en llevar un inventario por partidas en tu almacén de forma sencilla, nosotros podemos ayudarte. Escríbenos sin compromiso.

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