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errores comunes en la implementacion de un software agroalimentario

Errores habituales en la implementación de un software agroalimentario

Las prisas por cumplir con la normativa de trazabilidad, la falta de planificación o de una persona experta en la materia… son algunos de los errores más frecuentes con los que se enfrentan las empresas agroalimentarias a la hora de implementar un software. Te explicamos cómo evitarlos.

En qué consiste la implementación del software

La implementación es un proceso de planificación y puesta en marcha del software elegido por una organización. Por tanto, estamos hablando de una fase anterior a la instalación que requiere una preparación previa y detallada para que la transformación se ajuste al máximo a nuestras necesidades.

En muchas ocasiones, los almacenes se ven obligados a acelerar el cambio digital por la actual situación del coronavirus, por la competencia agresiva o porque en las inspecciones sanitarias o auditorías certificadoras se les exigen instaurar un programa lo antes posible. Estas presiones pueden suponer una elección rápida del software sin pararse a pensar qué es lo que necesitamos. Y eso puede hacernos perder tiempo y dinero.  

Errores comunes

1. No evaluar las necesidades del negocio

Por mucha prisa que tengamos en cambiar, es importante pararnos a pensar antes qué es lo que necesitamos para el futuro de nuestra organización. Y para ello nos puede venir muy bien un análisis DAFO de nuestra empresa (rescatamos este artículo para repasar este concepto). 

Una vez sepamos cuáles son las debilidades y amenazas de nuestro negocio y en qué queremos mejorar desde el punto de vista digital, afrontaremos nuestro proceso de selección estando mucho más preparados.

2. Elegir la solución más barata

El presupuesto es importante, pero no debe ser lo único que nos limite a la hora de elegir nuestro ERP. Hay que ver la implementación de nuestro ERP como una inversión y no como un gasto, ya que será nuestra herramienta principal de negocio, y una decisión bien tomada desde el principio repercutirá de forma positiva en nuestras finanzas.

Si durante la búsqueda resulta que la solución más económica es la que más se ajusta a lo que necesitamos, ¡pues mejor que mejor!

3. No asignar a un responsable de implantación

Este es uno de los puntos más importantes para que nuestra implementación sea exitosa: designar a un responsable de implantación. Esta persona tendrá un amplio conocimiento de los procesos internos de la empresa y será la encargada de estar en estrecha colaboración con la empresa consultora.

4. Falta de comunicación

El cambio de software es un proceso duro para cualquier organización. Por ello, es imprescindible mantener una comunicación fluida tanto dentro como fuera de la empresa. 

Por un lado, hablamos de mantener la comunicación con nuestros empleados en todo momento para explicarles en qué consiste el proceso de cambio y también para escuchar sus necesidades. 

Por otro lado, nos referimos a la comunicación con la empresa que nos distribuye el software: hablarles de qué nos preocupa, preguntarles cómo y cuándo se realizarán los cambios, establecer calendarios, etc., esto será clave para que la transformación nos resulte más sencilla.

5. Descuidar el mantenimiento del software

Tras la implementación del software, no debemos olvidarnos de cuidar y mantener el software en condiciones. Para ello, debemos contar con una persona de confianza (quizá el propio responsable de implantación) para que se encargue de que nuestro ERP se actualiza correctamente. 

Además, es importante que reportemos nuestras dudas y problemas a la consultora de software para que sepan en todo momento cómo pueden ayudarnos a mejorar y evitar así problemas futuros ocasionados por el distanciamiento y la falta de comunicación.

Conclusiones

Una buena comunicación interna y externa en nuestro negocio junto a una planificación detallada de lo que necesitamos para nuestra transformación digital, será la clave para que la implantación de nuestro nuevo software sea un éxito.

Si estás pensando en cambiar de software en tu negocio hortofrutícola y necesitas asesoramiento especializado, nosotros podemos ayudarte con nuestras soluciones informáticas. Escríbenos sin compromiso.

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