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Cómo preparar nuestro software hortofrutícola para 2021

Se acerca el 2021 (por fin) y es el momento de preparar nuestro software de almacén agroalimentario para el cambio de año. Aquí os explicamos qué has de hacer y qué no para ello.

¿Qué hace falta hacer? 

Lo primero que recomendamos es que revises y modifiques, si es necesario, el intervalo de tiempo de seguridad en el que el sistema permitirá introducir nuevos datos (ventas, compras, cobros, etc.). 

Moveremos todo el intervalo hacia adelante, es decir, actualizaremos la fecha DESDE y la fecha HASTA.

Cómo configurarlo en Frutix ProV4, Frutex y Xconta

En Frutix ProV4 y Frutex

En Frutix ProV4, nuestra solución para mayoristas, y Frutex, nuestro ERP para centrales de fruta, hay dos tipos de fechas

  • Una fecha con límite inferior y superior, que lo que hace es que en cualquier parte del programa en la que introduces una nueva fecha, esa fecha se encontrará entre esos dos límites. Esto nos evitará introducir fechas extrañas.
  • La fecha del ejercicio o campaña, la cual acota la temporada o el año en curso (por ejemplo, la campaña de septiembre de 2020 a junio de 2021 o, simplemente, el año 2020). Esta fecha muestra todos los movimientos de tu aplicación (albaranes, facturas, etc.) y está pensada para agilizar el proceso de operativa y consulta de datos.
control de fechas frutix prov4
Imagen de control de fechas en Frutix ProV4

 

En esta imagen el recuadro en rojo corresponde a las fechas del intervalo de seguridad para toda la aplicación. Como podemos observar se trata de una configuración de fechas desaconsejable, ya que abarca demasiado tiempo. Lo ideal sería que lo acotáramos a un máximo de seis meses o un año.

Por otro lado, el recuadro en azul remarca el control de fechas de ejercicio para que el sistema encuentre las rejillas de los históricos más rápidamente.

Con este control de fechas se pretende agilizar los buscadores de los históricos de Frutix ProV4 (pedidos, albaranes, facturas tanto de ventas como de compras, etc…) a través del campo «año actual», y respecto al rango «desde» y «hasta» se limita la localización del período para la asignación de la numeración de los documentos.

Con el cambio de año, es interesante mover todo el intervalo hacia adelante, es decir, mover la fecha DESDE y la fecha HASTA.

En el módulo Xconta

Por otro lado, en nuestro módulo de contabilidad Xconta también se plantea un límite inicial de fechas para evitar recontabilizaciones anteriores.

fechas inicio contable módulo Xconta
Imagen de las fechas del inicio contable en Módulo Xconta

 

Esta segunda imagen corresponde a la fecha inicial de búsqueda para localizar los movimientos a contabilizar (y recontabilizar) y también es aconsejable actualizarla.

Importante: revisar los festivos

Por otro lado, si tenemos activados los días festivos, es necesario que revisemos las fechas. De lo contrario, el programa nos bloqueará por defecto los festivos del año pasado.

¿Qué no hace falta hacer? 

Como ya comentamos en este artículo sobre la numeración y series de factura, debemos empezar cada año con una nueva serie numérica para cumplir con la normativa.

El sistema creará de forma automática las series de venta y compra  al comenzar el nuevo año, por lo que no tenemos que hacer nada. Sin embargo, debemos tener en cuenta que hay que salir de las aplicaciones el día 31 para acceder forzosamente a partir del nuevo año y que con esta acción de entrar en el programa, el sistema cree las nuevas series. 

Conclusiones

Con el cambio de ejercicio se recomienda revisar y ajustar los intervalos de fechas de trabajo, pero no hará falta realizar ninguna operativa para la creación de nuevas series en nuestro sistema. 

Imagen creada por Freepik. 
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