Estos últimos días han sido frecuentes las consultas recibidas de clientes sobre el modus operandi para el registro de las facturas mediante el Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA que entrará en vigor el próximo 1 de julio.
En efecto, nos puede parecer confuso si tratamos con los distintos documentos y FAQ’s que ha publicado la AEAT. Por ello, nos gustaría aclarar los puntos que más dudas han suscitado respecto a la gestión de las facturas recibidas y cómo se abordan desde el punto de vista del Módulo SII de OAX.
Facturas Recibidas. Fechas para SII
Veamos las distintas fechas que entran en juego durante el proceso de registro de las facturas recibidas y de qué manera pueden afectar a nuestra liquidación mensual:
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- Fecha Documento. Es la fecha de emisión de las facturas de nuestros proveedores y acreedores. A partir de ahora debemos ser muy cuidadosos con esta fecha, pues la Agencia Tributaria la usará para cruzar datos junto con NIF/CIF del emisor y referencia/número de factura.
- Fecha Contable. Indica el día en que contabilizamos la factura en nuestro sistema contable, es decir, cuándo hacemos su contabilización en Xconta. Por ello, marcará el periodo impositivo (ejercicio y periodo) en el que queremos que se incluya.
Resumiendo, la fecha contable será la referencia para los efectos de devengo y modelos 303, 349 etc., por lo que determina en qué periodo vamos a declarar la factura. - Fecha de Registro en la AEAT. Aquella que figurará en los libros confeccionados en el sistema de la AEAT( no confundir con la Fecha Contable anterior). Por ello, se entiende que el registro contable de la factura en la AEAT se produce según la Fecha de Registro (en el sistema de la AEAT) con independencia de la fecha reflejada en el asiento contable de Xconta, Fecha Contable. La Fecha de Registro determina conjuntamente con el periodo de liquidación del IVA o Fecha Contable la Fecha Límite para comunicar la factura por medio del SII (máximo ocho días en 2017, cuatro para los siguientes ejercicios). Normalmente, la Fecha Contable (Xconta) coincidirá con la Fecha de Registro. No obstante, según el caso, podríamos modificarla siempre y cuando cumpla con las restricciones que marca la Fecha Límite.
- Fecha Límite. Esta fecha es la encargada de determinar el plazo máximo para notificar a AEAT la factura.
Por lo general, se concederá un plazo máximo de cuatro días a partir de la Fecha de Registro —a excepción del segundo semestre del año 2017, en el que el plazo se amplía a ocho días naturales—, y, en todo caso, la fecha límite será el día 15 del mes siguiente a la Fecha Contable:
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CASO SÍ
La Fecha Límite será igual a los ocho días naturales (2017) desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura en la AEAT (Fecha de Registro).
CASO NO
La Fecha Límite, por lo general, será el día 15 del mes siguiente al mes de contabilización en Xconta (Fecha contable). Se entiende que el registro contable de la factura en los libros de la AEAT se produce en la Fecha de Registro con independencia de la fecha reflejada en nuestro asiento contable. Veamos un ejemplo:
Caso en que, a efectos de devengo (modelos 303 y 349), la factura recibida se ha declarado en el mes de agosto, es decir, ha sido contabilizada en nuestro sistema con Fecha Contable 16/08/2017.
Se decide que la Fecha de Registro (fecha de registro contable en la AEAT) sea por motivos administrativos el 1 de septiembre.
En este caso, la Fecha Límite o plazo de comunicación es de cuatro días naturales (ocho actualmente) desde la Fecha de Registro, por lo que nuestra Fecha Límite para enviarla será el día 12/09/2017. Está fecha límite estará dentro de los 15 primeros días del mes siguiente que se establece como plazo máximo. Siendo la Fecha Contable del mes pasado (agosto) —y habiéndola registrado antes del 15 de septiembre—, la podremos incluir dentro de la liquidación de agosto.
En base a este supuesto inicial, si introdujéramos como Fecha de Registro el 11 de septiembre, nuestro plazo límite de envío se acorta en 5 días, pues aquí entraría en valor el límite para todos los casos que será el día 15 del mes siguiente al periodo de liquidación.
Cómputo de plazos
Cabe señalar los datos que hay que conocer sobre el cálculo de los plazos. Hay que tener en cuenta que en el cómputo del plazo de cuatro u ocho días naturales a que se refieren los apartados anteriores, se excluirán los sábados, los domingos y los declarados “festivos nacionales”.
En el caso de que la fecha límite del 15 del mes siguiente sea sábado, domingo o festivo nacional, se trasladará al siguiente primer día hábil.
Aclaraciones
Creemos que el término “registro contable” al que hace referencia la AEAT, ha podido generar confusión y errores de interpretación. Pues puede dar lugar a confusiones de interpretación. Por ello, para tratar de diferenciarlo claramente de la fecha contable del asiento, nosotros preferimos usar el término “Fecha de Registro” o bien Fecha de Entrada en Registro Fiscal, para tratar de diferenciarlo claramente de la fecha contable del asiento.
Así pues, aconsejamos que la llamada fecha de registro contable la consideremos a partir de ahora como “fecha de entrada en libro de IVA soportado de la AEAT”.En caso de que la fecha límite del 15 del mes siguiente a la deducción sea sábado, domingo o festivo nacional, se trasladará al primer día hábil siguiente.
Procedimiento automático de cálculo de fechas en Módulo SII OAX
El Módulo SII de OAX gestionará de forma automática esta casuística por nosotros a partir de la Fecha Documento y Fecha Contable indicándonos qué Fecha de Registro y Fecha Límite son establecidas, sin perjuicio de que posteriormente podamos modificar la Fecha de Registro según convenga.
Observaciones
Fecha Operación
Hemos querido dejar para el final la explicación de la Fecha de Operación. La AEAT no le ha prestado especial atención en el modelo 340, por lo que de momento, salvo alguna excepción, no es relevante. No obstante, cabe decir que esta fecha se utiliza en el Libro de Facturas Recibidas cuando la fecha de realización de la operación es distinta a la fecha de expedición de la factura y así conste en la misma.
