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Costes de un nuevo software. Factores clave (Parte I)

Hoy por hoy son prácticamente inexistentes los sectores donde la utilización de software no es masiva, pues la evidencia empírica sugiere que las empresas que utilizan software empresarial obtienen un mejor rendimiento financiero, en comparación con las empresas que no lo utilizan.

Esto se traduce en el mundo empresarial por que cada vez son más necesarias este tipo de herramientas para la consecución de sus objetivos corporativos, ¿pero qué factores debemos tener en cuenta antes de realizar la inversión en una herramienta de este tipo?

Consejos a tener en cuenta

Tras la evidencia de los beneficios que aporta este tipo de herramientas, la adquisición de estas soluciones tecnológicas requiere de un análisis de sus costes y de la rentabilidad de su inversión. La alta dirección y los inversores exigirán la rendición de cuentas por cada euro invertido: mejoras en la productividad, reducción de costes o nuevas posibilidades para la empresa. No obstante, la dirección siempre insistirá en que el software esté alineado con los intereses comerciales a corto plazo, y lo justificarán a través de indicadores como el retorno de la inversión (ROI) y el costo total de propiedad (TCO). En tal contexto, el coste para el software empresarial es crítico.

Como regla general, el coste de un software, de no suscripción, puede encontrarse en el mercado desde los 500€ en adelante. La gran franja de precios en el que podemos movernos obedece principalmente a si se trata de una herramienta vertical o generalista, al número de usuarios y a la cantidad de funcionalidades y características que presenta.

Así pues, la elección de un software u otro para nuestra empresa, visto lo visto, puede ser todo un reto, por ello a continuación trataremos los factores clave a considerar para la elección de tu próxima aplicación informática desde la perspectiva de los costes.

Costes de la aplicación

Por lo general, los programas informáticos de las empresas suelen estar personalizados para cubrir las necesidades específicas de la organización. El nivel de personalización lógicamente afectará directamente al coste de inversión, siendo más alto conforme más adaptaciones se desarrollen para ajustarse a la operativa concreta de la empresa.
Otro motivo que incide directamente en el coste de un aplicativo es la tecnología utilizada. Por ejemplo, un software propietario tendrá un coste mayor que un software de código abierto.

Por ello, en este primer factor debemos poner sobre una balanza el alcance y la personalización que necesitamos del software para nuestra empresa, y la inversión que estamos dispuestos a realizar.

Pongamos por caso un simple programa de correo electrónico, sin filtros de spam; lógicamente costará mucho menos que un software que incorpore filtros de spam y otras opciones avanzadas.
Ni que decir tiene que no existe una solución correcta o incorrecta para esta elección y que debemos decidir basándonos en nuestras necesidades y presupuesto. Haremos bien en seleccionar la mejor propuesta en base a la relación precio-valor, en lugar de decidir por la opción más barata en la que fácilmente podríamos caer.

Coste de licencias

El factor coste de las licencias es casi imposible de evitar salvo que seamos nosotros mismos los desarrolladores del software, por lo que únicamente deberemos pagar por las licencias de desarrollo. En caso de no ser así este coste será inevitable e irá en función del licenciamiento que queramos elegir. Veamos las distintas opciones:

  1. Licenciamiento anual, se trata de un licenciamiento por suscripción o software como servicio (SaaS). Es una opción cada vez más extendida, ya que inicialmente no implica un desembolso de grandes cantidades de dinero, sino que se paga por un periodo concreto. Esta modalidad por lo general lo lleva todo incluido en su cuota: soporte técnico, mantenimiento de software y alojamiento. El principal inconveniente es que el nivel de adaptación de este software es bastante bajo por lo que, si buscas una herramienta con alta adaptabilidad, quizá sea complicada encontrarla con este tipo de licenciamiento.
  2. Licenciamiento por uso. Basadas en el modelo “pay-as-you-go”. Es una variante de licenciamiento del modelo SaaS. En este caso, solo pagarías por el uso real del software en lugar de por cuotas mensuales o anuales.
  3. Licencia permanente o en propiedad. Es el tipo más común de licenciamiento. Pagas una sola vez por la licencia, y esta será de tu propiedad para siempre. También es el tipo de licenciamiento más extendido en las empresas que buscan soluciones software con un alto nivel de personalización.
    Si usas este tipo de licencia tendrás que tener en cuenta los costes adyacentes, como la tarifa de soporte y el mantenimiento anual. Estos costes por lo general se sitúan en un rango del 10% al 20% del coste de licencia en propiedad. Las actualizaciones, mejoras y correcciones son parte del mantenimiento pero, en caso de necesitar cambios o personalizaciones en la herramienta, tendrás que incurrir en costes adicionales, como el de cambiar una funcionalidad concreta para adaptarla a nuestras necesidades.

La próxima semana analizaremos los tres tipos de costes que nos quedan y los factores clave para la selección de nuestro software.

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