La implementación obligatoria de la factura electrónica en España durante los próximos dos años va a suponer un cambio radical en la forma de operar para autónomos y empresas.
La normativa que entrará en vigor en 2026 obligará a todos los autónomos y empresas a adaptarse a este nuevo sistema de facturación. Aunque pueda parecer aún un plazo lejano, es importante que autónomos y empresas tomen conciencia de esta nueva normativa y comiencen a considerar la adopción de soluciones informáticas que permitan su cumplimiento. Por ello, resulta interesante recurrir a la subvención aún vigente en 2024 del Kit Digital, una ayuda a la digitalización empresarial con la que se pueden afrontar desde ya estas adaptaciones en previsión. En OAX Software, queremos guiarte en este proceso, ofreciéndote las herramientas y el asesoramiento necesario para que esta transición sea lo más sencilla posible. A continuación, comentamos todos los aspectos que necesitas saber para el 2026.
Entendiendo la nueva Normativa de Facturación Electrónica
La normativa de facturación electrónica obligatoria, aprobada, traerá consigo una serie de cambios significativos que afectarán a los autónomos y empresas españolas. Este sistema tiene como objetivo mejorar la transparencia y la eficiencia en la gestión de facturas, además de facilitar el control por parte de la Agencia Tributaria.
Veamos principales características y cómo afectarán a nuestro negocio
- Destinatarios de la Factura Electrónica. La obligatoriedad se aplica únicamente a las facturas emitidas hacia otros autónomos o empresas. Los clientes particulares seguirán recibiendo facturas físicas como hasta ahora, por tanto quedarán excluidos.
- Operaciones Exentas. Las transacciones intracomunitarias y extracomunitarias (exportación e importación) no están sujetas a esta normativa. Solo las operaciones dentro de España están incluidas.
- Requisitos de Software. Los autónomos deberán utilizar un software de facturación que genere facturas en formato estructurado XML o Facturae. Programas que hasta ahora podías utilizar para emitir facturas en formatos como Excel, Word o PDF no serán válidos.
- Interconectividad entre Programas. Los programas de facturación deberán estar interconectados entre sí y, a su vez, con la plataforma pública de facturación electrónica, que estará gestionada por la Agencia Tributaria. Esto dará lugar al Sistema español de facturación electrónica.
- Solución Gratuita. La AEAT dará la opción gratuita de utilizar un software de facturación electrónica para los autónomos, No obstante este sistema no será todo lo flexible y optimizado que pudiera ser un software privado de gestión que integre la facturación electrónica.
- Remisión de Copias a Hacienda. Las facturas electrónicas emitidas desde un software privado deberán enviar una copia a Hacienda a través de la plataforma pública, tal y como ya sea hace en el País Vasco con el Ticket Bai.
- Acceso a las Facturas Recibidas. Los autónomos y empresas deberán informar a sus proveedores de cual es su acceso para recibir las facturas electrónicas. Por tanto, deberán poner en conocimiento de los proveedores el software de facturación que utilizan. Esta información deberá ser pública, estar visible en todas las comunicaciones y en la página web del negocio. En caso de no hacerlo público los proveedores entenderán que el acceso para entregar las facturas será la solución gratuita de la AEAT.
- Sanciones por Morosidad. Gracias a estos controles, los retrasos en los pagos (plazo máximo 60 días) tendrán consecuencias severas, incluyendo la pérdida de subvenciones y sanciones económicas si se tienen contratos púbicos.
- Firma Digital. Por último, todas las facturas electrónicas deberán estar firmadas digitalmente a través del software de facturación, requiriendo el uso de un certificado digital o DNI electrónico.
Bonus track. Aceptación y confirmación de Pago de una factura
Cuando entre en vigor la factura electrónica en 2026, tendrás que cumplir con otras obligaciones importantes. Una de las más significativas es la obligación de informar sobre los estados de la factura. Esto implica los siguientes puntos:
- Aceptación o Rechazo de la Factura
- Proceso de Aceptación o Rechazo: Como cliente, una vez recibas una factura electrónica de tu proveedor, tendrás la obligación de revisarla y determinar si la aceptas o la rechazas. Esta acción será crucial para mantener una gestión clara y transparente de las transacciones.
- Comunicación Formal: Deberás comunicar a tu proveedor tu decisión de aceptar o rechazar la factura. Esta comunicación debe ser formal y documentada para asegurar la trazabilidad y evitar posibles malentendidos.
- Indicación de la Fecha: Será obligatorio que informes la fecha exacta en la que tomas esta decisión. Esto no solo facilita el seguimiento de los plazos de pago, sino que también cumple con los requisitos legales establecidos.
- Información del pago
- Confirmación del Pago: Una vez hayas realizado el pago completo de la factura, tienes la obligación de informar a tu proveedor sobre este hecho.
- Detalles del Pago: Además de informar sobre el pago, se deberá especificar la fecha en la que se realizó la transacción. Este detalle es importante para llevar un registro preciso de todas las operaciones financieras y para cumplir con los requisitos de la normativa de morosos.
- Método de Comunicación: La comunicación sobre el estado del pago podrá realizarse a través del mismo sistema de facturación electrónica que utilizas para recibir las facturas, asegurando que toda la información esté centralizada.
Sanciones por Morosidad.
Gracias a estos controles, los retrasos en los pagos (plazo máximo 60 días) tendrán consecuencias severas. Medidas como estas buscan reducir la morosidad, garantizando que los autónomos y empresas no sufran impagos de facturas, con sanciones que pueden incluir la denegación de acceso a subvenciones públicas superiores a 30.000 euros y multas que oscilan entre el 5% y el 50% del precio del contrato para quienes tengan contratos públicos con cualquier Administración.
Plazos para informar de los estados de las facturas
Para cumplir con esta obligación de informar sobre los estados de la factura, existen unos plazos definidos a partir de la aprobación del reglamento de factura electrónica que son:
- Para empresas con facturación anual inferior a 6.010.121,04 €: Tendrán un plazo de 36 meses (3 años) para adaptarse a esta obligación.
- Autónomos: Disponen de un plazo de 48 meses (4 años) para cumplir con este requisito.
Es decir, cuando sea obligatorio el uso de la factura electrónica en 2026, no deberás informar a tu proveedor sobre los estados de la factura hasta 2028 si estás dentro del punto 1, y del 2029 si estás en el punto 2.
Esta moratoria no se aplica a las empresas que facturan más de 6 millones de euros al año. Estos clientes deberán informarte desde un principio, es decir, en 2026, si aceptan o rechazan la factura y cuándo han realizado el pago.
Adaptarse o morir
La entrada en vigor de esta normativa junto con la ley Antifraude y el Verifactu es un cambio significativo, pero también una oportunidad para modernizar y optimizar tu negocio. En OAX Software, entendemos que la adaptación puede ser un desafío. Por ello, ofrecemos soluciones de software ERP y de gestión de facturación diseñadas para cumplir con las nuevas exigencias y facilitar tu día a día.
¿Te sientes abrumado por estos cambios? No te preocupes, estamos aquí para ayudarte. Contacta con nosotros y descubre cómo nuestras soluciones pueden ayudarte a cumplir con la normativa de facturación electrónica y llevar tu negocio al siguiente nivel. Solicita una consulta gratuita y empieza a preparar tu negocio para el futuro.
