Conoce la diferencia entre albarán y factura
Actualmente, las personas todavía desconocen la diferencia entre un albarán y una factura, y, además, utilizan estos términos como si tuvieran el mismo significado. Sin embargo, tienen diferencias mercantiles y, por lo tanto, son dos documentos distintos.
Las facturas y albaranes son documentos muy útiles que se utilizan para que todos los movimientos de una organización se vean reflejados de una forma más clara y legal. Sin embargo, su principal diferencia radica en que la factura justifica el pago de una transacción, tiene efectos tributarios y validez fiscal.
Vamos a ver, a continuación, cuáles son las diferencias y características de estos dos documentos.
¿Qué es un albarán?
Un albarán no tiene validez fiscal, por lo tanto no es obligación del vendedor emitirlo a la hora de realizar una transacción con un cliente. No obstante, es de mucha utilidad para garantizar la conformidad de la operación por ambas partes.
Así, el albarán se define como un documento mercantil que certifica la entrega de un producto o, también, la prestación de un servicio. Es un instrumento que justifica que se llevó a cabo una transacción. No obstante, no garantiza el pago de la mercancía o el servicio.
El contenido de un albarán se plasma posteriormente en una factura. Este tipo de documento lo genera el proveedor de la mercancía o servicio, y, para que tenga validez, ha de ser firmado por el cliente.
Después de este proceso, el proveedor puede exigir el pago de la factura a sus clientes. Además, sirve para que el cliente pueda reclamar por algún incumplimiento en las pautas acordadas.
Cabe destacar que, si el proveedor debe hacer diversas entregas a un cliente, tiene que elaborar un albarán por cada producto o servicio. No obstante, después, puede incluirlos en una única factura.
Tipos de albarán
De acuerdo a su tipología, los albaranes se pueden clasificar en:
- Albarán valorado: este tipo de documento no suele ir acompañado de una factura y se caracteriza por contener solo la descripción y cantidad del producto o servicio adquirido, así como el precio, los descuentos, impuestos e importe total del pedido.
En un albarán valorado, la facturación se hace después de la entrega del producto o la prestación del servicio. - Albarán sin valorar: este tipo de documento va acompañado de la factura y, entre los datos que contiene, está la descripción y la cantidad de productos. Eso sí, en este caso, no incluye el precio ni el precio final del pedido, debido a que estos datos se colocan en la factura.
Información que debe contener un albarán
Existen programas de software que están diseñados para gestionar este tipo de documentos mercantiles y facilitar el trabajo administrativo de las empresas. Nuestras soluciones informáticas de gestión especificas para el sector agroalimentario Frutix Pro V4 y Frutex ERP son un claro ejemplo de ello.
Un albarán debe contener la siguiente información:
- Lugar y fecha de emisión del albarán.
- Código o número del documento.
- Datos identificativos del comprador y del vendedor.
- Domicilio del comprador y vendedor.
- Lugar y fecha de entrega.
- Firma y sello del receptor de la mercancía.
- Cantidad y descripción de los productos.
Significado legal del albarán
Los albaranes son documentos mercantiles y no tienen ningún valor ante la Agencia Tributaria. Sin embargo, es obligatorio conservar este tipo de instrumento cuando en las facturas se hace referencia expresa de ello.
En este sentido, un albarán no es un documento válido en términos fiscales si no se acompaña de la factura que lo menciona. Por eso, es sumamente importante conservarlo para que haya información legal suficiente para que las facturas tengan valor.
¿Qué es una factura?
Una factura tiene validez legal y fiscal, y es una acreditación de una transacción de un producto o servicio entre dos personas ya sean físicas o jurídicas. Todas las empresas o autónomos están en la obligación de emitir facturas por la venta de bienes o prestación de servicios. Todas las obligaciones a nivel legislativo quedan recogidas en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
La factura es un documento de carácter mercantil. En ella se registra la información de la compra y venta de un producto, o la prestación de un servicio. Es necesario que este tipo de instrumento comercial tenga la información completa y necesaria. De hecho, debe responder las siguientes preguntas: qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una transacción comercial entre un cliente y un negocio.
Una factura es una prueba física de que una operación se ha realizado entre acuerdo mutuo de ambas partes. También, es el único documento válido que nos permite contabilizar gastos en la contabilidad.
Tipos de factura
Existen diversos tipos de factura. Vamos a conocer las características de algunos de estos documentos imprescindibles en una transacción comercial:
- Factura completa
La factura completa incluye todos los datos exigidos legalmente que puedan constatar que la transacción se llevó a cabo con total éxito y en conformidad por ambas partes. - Factura simplificada
La factura simplificada es un documento totalmente válido también, pero se omiten ciertos datos como la información del cliente. Es común que este tipo de factura se emita en las transacciones que se hacen a diario en tu supermercado, por ejemplo. - Factura proforma
La factura proforma es un borrador que el vendedor envía al cliente, esta no tiene validez a efectos fiscales. - Factura rectificativa
La factura rectificativa tiene como objetivo modificar o anular una factura que se ha emitido anteriormente. - Factura electrónica
La factura electrónica se utiliza cada vez más, sustituyendo a la de papel, y se elaboran mediante softwares automáticamente.
Información que debe contener una factura
La información que debe contener una factura es la siguiente:
- Número de factura dentro de la serie y año en curso.
- Fecha en que se expide la factura.
- Fecha de realización de las operaciones.
- Identificación del vendedor.
- NIF del vendedor y su dirección fiscal.
- NIF del comprador (en caso de tratarse de facturas nominativas).
- Descripción del bien o servicio prestado.
- Precio por unidad antes de impuestos.
- Importe base total.
- Tipo de IVA aplicable.
- Retención de IRPF (en caso de existir).
- Descuentos (en caso de existir).
- Importe total a pagar (incluye impuestos).
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