Durante los últimos años, hablar de fichaje biométrico en empresas era meterse en un terreno bastante incómodo.
Muchas empresas que llevaban años utilizando terminales de huella dactilar para controlar entradas y salidas terminaron retirándolos. En su lugar llegaron las tarjetas, los códigos, las aplicaciones móviles y otros sistemas de identificación.
El motivo estaba, en buena medida, en la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos publicada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en noviembre de 2023. La Agencia consideraba el tratamiento biométrico un tratamiento de alto riesgo sobre categorías especiales de datos y establecía unas condiciones muy exigentes para su utilización.
Ahora el escenario ha cambiado.
La Audiencia Nacional ha anulado esa guía mediante su Sentencia 367/2026, de 30 de junio, tras estimar el recurso presentado por la Asociación Española de Empresas de Seguridad (AES).
Pero cuidado con interpretar el titular demasiado rápido.
¿Significa esto que cualquier empresa puede instalar mañana un lector de huella para que sus trabajadores fichen? No exactamente.
La sentencia elimina la guía, pero no elimina el RGPD ni convierte automáticamente cualquier sistema biométrico en válido.
Vamos a verlo sin convertir esto en una clase de Derecho.
¿Qué ha cambiado con el fichaje biométrico en empresas?
La cuestión que analiza la Audiencia Nacional es bastante interesante.
La AEPD publicó en 2023 un documento denominado “guía”. En teoría, una guía sirve para orientar, explicar o ayudar a interpretar una determinada materia.
El problema es que, según aprecia la Audiencia Nacional, aquel documento iba bastante más lejos.
La guía decía que iba a determinar los criterios aplicables al tratamiento de control de presencia mediante sistemas biométricos, utilizaba conclusiones formuladas de forma muy tajante y, además, la propia AEPD se había remitido posteriormente a esos criterios en sus resoluciones.
Para la Audiencia Nacional aquello no funcionaba simplemente como una recomendación.
Funcionaba, en la práctica, como una norma.
Por eso la sentencia considera que estábamos ante una especie de “circular encubierta”: un documento presentado como orientativo que terminaba produciendo efectos sobre las decisiones que debían tomar empresas, responsables del tratamiento y proveedores de este tipo de soluciones. Una circular de estas características requería seguir el procedimiento legal previsto para aprobarla, algo que no ocurrió.
Ese defecto de procedimiento es el que lleva al tribunal a anular la aprobación y publicación de la guía.
Y aquí está el detalle importante: la Audiencia Nacional no entra a decidir si el contenido técnico y jurídico de la guía era correcto o incorrecto.
Fichaje biométrico en empresas: ¿vuelve a estar permitido?
Esta es probablemente la pregunta que se van a hacer muchas empresas.
Y la respuesta correcta sería: la biometría vuelve a entrar claramente en la conversación, pero no existe una autorización general para utilizarla sin más.
No estamos ante una barra libre para instalar terminales de huella.
La sentencia cambia de forma importante el escenario porque desaparece la guía que había marcado una interpretación especialmente restrictiva desde 2023. Esto permite que empresas que habían descartado por completo esta tecnología puedan volver a estudiar su utilización.
Pero cada implantación deberá seguir teniendo en cuenta la normativa de protección de datos.
Los datos biométricos utilizados para identificar de forma unívoca a una persona continúan teniendo una protección reforzada dentro del RGPD. La propia AEPD recuerda que estamos ante tratamientos de especial riesgo y que deben analizarse cuestiones como su legitimación, necesidad, proporcionalidad y minimización.
Por tanto, una cosa es que haya desaparecido la guía y otra muy distinta pensar que el RGPD se ha ido de vacaciones.
No lo ha hecho.
¿Dónde puede tener sentido el control horario biométrico?
Hay entornos empresariales donde es fácil comprender por qué la biometría resulta atractiva.
Pensemos, por ejemplo, en una central hortofrutícola en plena campaña.
Decenas o cientos de trabajadores entrando en diferentes turnos, personal de almacén, administración, producción, preparación de pedidos, cámaras, expediciones… y movimientos de entrada y salida repartidos durante toda la jornada.
También ocurre en plataformas logísticas, industria, hostelería, distribución o centros con múltiples accesos.
En estos escenarios, identificar de forma fiable quién realiza un fichaje puede simplificar mucho la operativa y reducir situaciones tan conocidas como tarjetas olvidadas, códigos compartidos o el clásico “ficha tú por mí”.
Eso explica que los sistemas biométricos sigan teniendo interés desde el punto de vista operativo.
Que una tecnología sea cómoda, sin embargo, no significa automáticamente que sea jurídicamente necesaria. Y precisamente esa necesidad y proporcionalidad son cuestiones que la empresa deberá poder justificar cuando se traten datos biométricos.
El RGPD sigue siendo obligatorio
Este probablemente sea el mensaje más importante de todo el artículo.
La Audiencia Nacional ha anulado una guía de la AEPD. No ha anulado el Reglamento General de Protección de Datos.
Por tanto, una empresa que quiera implantar un sistema biométrico deberá analizar previamente el tratamiento que pretende realizar y determinar si cumple las condiciones legales correspondientes.
No basta con decir:
“Como han anulado la guía, volvemos a poner la máquina de huella que teníamos guardada en el almacén”.
Sería ir demasiado deprisa.
La propia normativa de protección de datos obliga a aplicar principios como minimización, necesidad, proporcionalidad, limitación de finalidad y seguridad. Además, este tipo de tratamientos puede exigir una Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos (EIPD) en función de las características concretas del tratamiento. La AEPD ya recogía expresamente estas cautelas al abordar el uso de biometría.
La recomendación práctica, por tanto, es sencilla: si una empresa está pensando en recuperar o implantar el fichaje mediante huella o reconocimiento biométrico, debería revisar antes el proyecto desde la perspectiva laboral, técnica y de protección de datos.
Instalar primero y preguntar después no parece el mejor orden.
El registro horario digital también viene con cambios
La sentencia llega, además, en un momento especialmente interesante.
El Ministerio de Trabajo lleva tiempo trabajando en una nueva regulación del registro de jornada y existe un proyecto de Real Decreto que pretende desarrollar con bastante más detalle cómo deberán registrarse las horas trabajadas. El texto ha pasado ya por diferentes trámites de consulta y audiencia pública, aunque continúa siendo un proyecto normativo y no debe confundirse con una norma ya en vigor.
El planteamiento del proyecto es bastante claro: pasar hacia sistemas de registro mucho más digitales, trazables y verificables.
Entre las medidas contempladas actualmente en el texto se encuentran:
- Utilización de medios digitales para realizar el registro de jornada.
- Registro realizado de forma personal, directa e inmediata por cada trabajador.
- Sistemas objetivos, fiables y accesibles.
- Identificación del inicio y final de la jornada y de determinadas pausas.
- Diferenciación entre horas ordinarias, extraordinarias, complementarias, tiempos de espera o determinados tiempos a disposición de la empresa.
- Registro de las modificaciones realizadas, dejando constancia de los cambios y de su autoría.
- Conservación de los registros durante cuatro años.
- Acceso inmediato al registro por los trabajadores y sus representantes en los términos previstos.
- Posibilidad de acceso de la Inspección de Trabajo de forma inmediata, presencial y remota.
Es decir, el registro horario apunta a dejar de ser simplemente una relación de horas de entrada y salida.
La tendencia es hacia un sistema donde podamos saber quién fichó, cuándo fichó, qué ocurrió durante la jornada y quién modificó después cualquier dato.
Y eso cambia bastante las cosas.
¿Qué supone todo esto para las pymes?
Para una pequeña empresa, y especialmente para aquellas que trabajan con turnos, campañas o plantillas que cambian durante el año, tanta normativa puede parecer una complicación más.
Pero también hay otra forma de verlo.
Un buen sistema de control horario no debería servir únicamente para “cumplir con Trabajo”.
Puede ayudar a detectar fichajes olvidados, revisar incidencias, controlar horas extraordinarias, conocer mejor los turnos y reducir una buena parte del trabajo administrativo que acaba acumulándose a final de semana o de mes.
En empresas hortofrutícolas esto tiene todavía más sentido.
La actividad no siempre se desarrolla con el horario estable de una oficina. Hay campañas, picos de entrada de mercancía, horarios de mercado, preparación de pedidos, cargas, expediciones y jornadas que pueden variar notablemente dependiendo de la actividad.
Precisamente por eso, cuanto más sencilla sea la herramienta para el trabajador y más clara sea después la información para administración, mejor.
Una solución para gestionar el control horario sin complicarse
En OAX también podemos ayudarle con esta parte.
Contamos con una solución de control horario para empresas pensada para facilitar la gestión diaria del registro de jornada y disponer de la información de los trabajadores de una forma ordenada y accesible.
Porque al final la tecnología debería resolver problemas, no crear tres nuevos para solucionar uno.
Si tu empresa necesita revisar su actual sistema de fichaje, está valorando digitalizar el registro horario o quiere estudiar qué alternativa se adapta mejor a la forma real en la que trabaja su plantilla, podemos analizar su caso.
Y si dentro de ese proyecto se plantea utilizar tecnologías biométricas, habrá que estudiar también su encaje legal y de protección de datos antes de tomar una decisión.
Preguntas rápidas sobre fichaje biométrico en empresas
¿La Audiencia Nacional ha legalizado el fichaje con huella dactilar?
No. La Audiencia Nacional ha anulado la guía de la AEPD por el procedimiento utilizado para aprobarla, pero no ha dictado una autorización general para utilizar huella dactilar o reconocimiento facial.
¿Puede una empresa volver a estudiar un sistema de fichaje biométrico?
Sí. La desaparición de la guía cambia el escenario y permite volver a valorar esta tecnología, pero el proyecto deberá analizarse conforme al RGPD y al resto de normativa aplicable.
¿El nuevo registro horario digital ya es obligatorio?
No en los términos del nuevo proyecto. Existe ya una obligación general de registrar diariamente la jornada, pero los nuevos requisitos detallados de digitalización, trazabilidad y acceso remoto forman parte actualmente del proyecto de Real Decreto que continúa en tramitación.
Cambia el escenario, no desaparecen las reglas
La sentencia de la Audiencia Nacional supone un cambio importante para el fichaje biométrico en empresas.
La guía que desde 2023 había endurecido notablemente el criterio sobre el uso de huella dactilar y otros sistemas biométricos ha sido anulada porque, según el tribunal, actuaba materialmente como una circular sin haber seguido el procedimiento necesario para su aprobación.
Eso reabre la puerta a estudiar soluciones que muchas empresas habían descartado.
Pero no significa volver automáticamente al punto de partida.
Los datos biométricos siguen teniendo una protección especial, el RGPD continúa plenamente vigente y cada empresa deberá analizar si el sistema que quiere implantar está justificado y cumple con las garantías necesarias.
Al mismo tiempo, el registro horario avanza hacia un modelo cada vez más digital, detallado y trazable.
Por eso quizás la pregunta ya no debería ser únicamente “¿puedo volver a fichar con huella?”.
La pregunta más útil sería:
“¿Qué sistema de control horario necesita realmente mi empresa para los próximos años?”
Y ahí es donde merece la pena empezar.
