La implantación de un nuevo software es una de las partes más temidas por las empresas que quieren cambiar de sistema informático.
Similar al miedo que provoca la llegada de un apocalipsis zombie que venga a ponernos todo patas arriba, trabajadores y gerentes preparan sus escudos de batalla ante una nueva instalación. Pero si seguimos estos tres pasos, sobrevivir a la implantación se convertirá en un proceso mucho más sencillo.
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Preestudio de nuestras necesidades
Es muy frecuente que durante esta fase se haga de forma incompleta —o que directamente no se haga— un análisis previo de las necesidades y características particulares de nuestra organización, tales como:
- Evaluación de los equipos hardware
- Áreas a gestionar con el nuevo software
- Funcionalidades o nuevas operativas que nos gustaría gestionar desde el sistema
Si no analizamos detenidamente estas cuestiones probablemente sufriremos retrasos en la implantación, sobrecostes en la implementación de las adaptaciones y, en definitiva, un ambiente insano dentro de la empresa y con el proveedor de software. Por ello, debemos tener muy claro qué es lo que queremos conseguir con la nueva herramienta y transmitírselo desde el principio a nuestro proveedor para que pueda realizar una estudio completo de nuestras necesidades.
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El Responsable de Implantación, nuestro mejor aliado
La falta de comunicación —tanto interna como con el distribuidor de software— pueden convertir el proceso de instalación en un verdadero quebradero de cabeza.
Por tanto, antes de comenzar a realizar tareas por nuestra cuenta, lo ideal es que deleguemos en alguien la supervisión de todo el proceso de instalación, es decir, que designemos a un Responsable de Implantación. Debe ser una persona con un perfil colaborativo y madera de líder (al estilo de Rick Grimes), de total confianza para la dirección, y que conozca perfectamente todos los procesos de producción, compra, venta y administración de la organización.
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Calendario de tareas
Por último, una vez hayamos elegido a nuestro/a representante, lo ideal es establecer junto con nuestro proveedor de software un cronograma donde marcaremos bien grande la fecha prevista de arranque con el nuevo programa.
En base al cronograma, el Responsable de Implantación podrá asignar fácilmente las tareas que correspondan a cada trabajador/a. Además, servirá para que todo el mundo se vea obligado a marcarse unos tiempos y a trabajar “bajo presión” para cumplirlos. Por el contrario, siempre habrá excusas de tipo “ahora tengo mucho trabajo y no tengo tiempo” o “lo miramos tranquilamente la semana que viene”, alargándose así las tareas en el tiempo.
En conclusión, la falta de control y de coordinación entre la empresa y el implantador de software supone que un proceso relativamente sencillo como es el de la instalación de un nuevo software se convierta en una verdadera pesadilla. Pero si venimos preparados/as de casa con un análisis de nuestras necesidades, nos preocupamos por designar a un/a responsable de implantación y establecemos un calendario común de tareas, tendremos muchas más posibilidades de realizar un cambio tan importante como este con éxito. Sin escudos ni holocaustos zombies.
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