Nueva normativa de registros de horarios para empleados. Evita sustos y multas adaptándote a tiempo con soluciones tecnológicas eficaces.
La cosa se pone seria en el mundo laboral, y más vale estar al día para no llevarse sorpresas desagradables. La obligatoriedad del registro digital de entradas y salidas de empleados ya es una realidad que afectará a todas las empresas, desde la más pequeña pyme hasta las grandes corporaciones. ¿Estás preparado para cumplir con esta nueva exigencia? No te preocupes, que aquí te contamos todo lo que necesitas saber y cómo podemos echarte una mano en el proceso.
La revolución del control horario ha llegado
Se quiere dar un paso de gigante en la protección de los derechos de los trabajadores. Uno de los cambios más sonados es la implementación de un sistema de control de horas trabajadas basado en herramientas digitales y en tiempo real. El objetivo es claro: decir adiós a las horas extras no remuneradas que tanto han dado que hablar.
¿Quién no ha escuchado alguna vez historias de jornadas interminables sin ver un céntimo extra en la nómina? Pues bien, esa película está llegando a su fin. Ahora, todas las empresas estarán obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados mediante medios digitales. Nada de papelitos que se pierden o agendas que nadie revisa.
¿Por qué es tan importante este cambio?
Para que nos hagamos una idea del problemón que supone no llevar un control adecuado, se estima que en el último trimestre se realizaron en España casi 2,6 millones de horas extras no pagadas. ¡Ahí es nada! Horas que podrían haber generado más de 64.000 empleos a jornada completa. No solo hablamos de dinero que se le escapa al trabajador, sino también de oportunidades laborales que se esfuman.
Además, esta situación generaba una competencia desleal entre empresas y fomentaba prácticas poco éticas. Con el nuevo sistema, se busca nivelar el terreno de juego y asegurar que cada hora trabajada sea una hora remunerada.
Multas que quitan el hipo
Como ya hemos indicado el registro de la jornada laboral es una obligación legal para todas las empresas, independientemente de la modalidad de contrato de sus empleados. Esta medida sigue siendo un punto clave en las inspecciones laborales, y la falta de cumplimiento de esta normativa puede resultar en sanciones que varían según la gravedad:
- Infracción leve: Si la empresa no informa sobre las condiciones laborales o no lleva un registro adecuado de las horas trabajadas, puede ser sancionada con una multa que oscila entre 60 y 625 euros por cada jornada laboral que no se registre correctamente.
- Infracción grave: En casos donde no se computen correctamente las horas extras, existan errores en el registro de jornada o no se comuniquen las horas extras a los representantes de los trabajadores, la multa puede variar entre 626 y 6.250 euros.
- Infracción muy grave: Cuando se detectan impagos, retrasos en los pagos de salarios o la utilización indebida de menores en horas extras, las sanciones ascienden a cantidades que pueden ir desde 6.251 hasta 187.515 euros, lo que implica una grave vulneración de la legislación laboral.
Además, ahora se busca reforzar esta medida y hacer obligatorio para todas las empresas el registro digital de los horarios de trabajo, Uno de los motivos para dejar atrás el registro «papel y boli» y pasar a utilizar software especializado es poder llevar un mejor seguimiento de la productividad de cada empleado.
Se espera que el fichaje se realice por cada trabajador y no por cada empresa, para que el seguimiento sea individualizado. Con esta medida, el Ministerio de Trabajo pretende acceder directamente a los datos en remoto y detectar posibles fraudes o excesos en la jornada laboral. Aunque podría frenar algunas irregularidades, también otorga al Estado, a través de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, una herramienta para indagar en los datos de cada empresa, sea grande o pequeña.
Métodos de registro que no son válidos
Por todo lo visto anteriormente es fundamental no solo cumplir con la obligación de llevar un registro horario, sino que a partir de ahora también asegurarse de que el método utilizado sea válido según la normativa. La Ley de Control Horario de 2025 especifica qué sistemas de registro no cumplen con los requisitos legales:
- Hojas de Excel o registros manuales: Estos métodos no permiten un registro inmutable ni seguro. Pueden ser fácilmente modificados, lo que los hace poco fiables para auditorías. Además, no garantizan la integridad ni la protección de los datos, lo cual es esencial para cumplir con la normativa.
- Sistemas de fichaje manual (papel): Los métodos tradicionales de registro en papel ya no son aceptables, ya que no pueden garantizar la exactitud ni la inmutabilidad de los datos. No permiten un control efectivo ni la verificación en tiempo real, dificultando el cumplimiento de la ley.
- Sistemas no compatibles con el RGPD: Cualquier sistema de control horario que no garantice la protección de los datos personales de los empleados no es válido bajo la normativa. Es imprescindible que el software utilizado cumpla con los requisitos de privacidad y seguridad de datos establecidos por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Aplicaciones móviles sin verificación adecuada: Las apps o sistemas de fichaje que no verifican correctamente la identidad del trabajador —por ejemplo, sin usar biometría o códigos únicos— son susceptibles a fraudes. Por lo tanto, no cumplen con la normativa al no asegurar que el registro corresponde efectivamente al empleado en cuestión.
¿Qué significa esto para tu empresa? Es crucial optar por sistemas de registro horario que no solo faciliten el cumplimiento legal, sino que también garanticen la seguridad y la integridad de los datos. Implementar un software especializado y compatible con el RGPD es la mejor opción para evitar sanciones y asegurar un control eficiente de la jornada laboral.
¿Cómo adaptarse sin morir en el intento?
Sabemos que todo cambio genera inquietud, pero también es una oportunidad para mejorar. En OAX Software contamos con soluciones de fichaje digital que te permiten cumplir con la normativa de forma sencilla y eficiente. Olvídate de los quebraderos de cabeza y centra tus energías en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
Nuestro sistemas de fichaje digital funciona como módulo independiente de la solución de recursos humanos Sebastian por lo que es una muy buena opción en el caso de que estés buscando un sistema que pueda crecer en funcionalidades junto a tu empresa. Además, ofrecemos servicios de consultoría para guiarte en este proceso y asegurar que todo marche sobre ruedas.
¡manos a la obra!
No dejes que la nueva normativa te pille con el pie cambiado. Es el momento de dar el salto al registro digital y asegurarte de que tu empresa cumple con todos los requisitos legales. Y si necesitas una mano amiga, en OAX Software estamos más que listos para acompañarte en este camino.
¿Listo para dar el paso? Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo nuestras soluciones pueden marcar la diferencia en tu negocio. Al fin y al cabo, en tiempos de cambios, los que se adaptan son los que prosperan.
