¿Es mejor guardar los datos de mi empresa en un disco duro externo o en la nube? ¿Se pueden combinar ambas opciones? ¿Con cuánta frecuencia debo hacer las copias?
Estas son algunas de las preguntas más frecuentes en una empresa a la hora de abordar la seguridad de sus datos. Por ello, en este artículo queremos contribuir a que la planificación de la seguridad de tu almacén hortofrutícola sea todo un éxito. ¡Vamos a ello!
Antes de nada: la planificación
Toda empresa agroalimentaria es responsable de la seguridad de sus datos. Por este motivo, es indispensable un plan estratégico que contemple una parte fundamental de la seguridad: las copias.
Es más, en la nueva ley antifraude —que entra en vigor el próximo 11 de octubre— se introduce una modificación dentro de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria en la que «se establece la obligación de que los sistemas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables o de gestión empresarial se ajusten a ciertos requisitos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos».
Por todo esto, se establece un régimen sancionador especifico en el que las empresas, de cara a futuras inspecciones, estarán obligadas a disponer de copias de respaldo basadas en un Plan Director de Seguridad y un Plan de Contingencias y Continuidad de Negocio.
- Plan Director de Seguridad
Este apartado se centra en la previsión de las copias de seguridad: qué herramientas debemos usar, con cuánta frecuencia debemos realizar las copias, etc.
- Plan de Contingencias y Continuidad de Negocio
Aquí es donde elegiremos las pautas para responder de manera rápida y eficaz ante un problema de seguridad.
PLAN DIRECTOR DE SEGURIDAD
En este artículo profundizaremos en la etapa que más planificación y detalle necesita: el Plan Director de Seguridad. Veamos los distintos pasos que debemos seguir.
Paso 1. Qué información hay que copiar
Nuestro objetivo debe centrarse en registrar todo el software y los datos imprescindibles de nuestra actividad. Dentro de nuestro negocio hortofrutícola, lo normal es clasificar los documentos por su utilidad o funcionalidad:
— Clientes y proveedores.
— Compras y ventas.
— Personal y gestión interna.
— Pedidos y procesos de almacén.
También hemos de considerar el tratamiento de la información en función de su nivel de accesibilidad o confidencialidad:
- Confidencial: material sensible al que normalmente tiene acceso la Dirección y los empleados que necesitan conocerla.
- Tratamiento → definirla adecuadamente y, en caso de sacarla de las instalaciones, se debe cifrar.
- Interna: son los datos accesibles para todos los empleados.
- Tratamiento → asegurarse de que no se difunde a terceros (salvo previa autorización).
- Pública: cualquier material libre de difusión.
Después, como veremos a continuación, una vez seleccionados los datos más importantes, marcaremos la frecuencia con que realizaremos las copias y su contenido.
Paso 2. Marcar la frecuencia de las copias
Hay muchas maneras de plantearse con qué frecuencia debemos realizar las copias, pero los expertos en materia de seguridad como Incibe, nos recomiendan lo siguiente:
— Realizar copias incrementales cada día.
— Realizar copias totales una vez por semana.
— Conservar las copias totales durante un mes.
— Almacenar la última copia del mes durante un año.
En el próximo artículo repasaremos algunos tipos de copias que existen, así como sus ventajas e inconvenientes. Pero antes, veamos cómo afrontar los ciclos de vida.
Paso 3. Establecer ciclos de vida
Uno de los aspectos más importantes relacionados con las copias de seguridad es el de los ciclos de vida. Por ejemplo, si el soporte (disco duro de almacenamiento, por ejemplo) caduca antes que el contenido, habrá que prever cuándo cambiar de soporte. Por otro lado, el ciclo de vida de la información determinará el momento en que dejará de ser útil y, por tanto, cuándo hay que eliminarlo de manera segura.
En el próximo artículo veremos, como hemos comentado, los diferentes tipos de copias que existen (en espejo, incrementales, diferenciales y completas), cuáles son las más recomendables y dónde debemos almacenarlas. También plantearemos la estrategia 3-2-1, hablaremos del período de conservación y del cifrado de las copias.
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