La fase de implantación del ERP es uno de los momentos más importantes para la evolución de nuestro negocio agroalimentario. Te damos una serie de consejos para que el proceso sea ágil y sencillo.
Hace unas semanas vimos algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un ERP agroalimentario para nuestro almacén. Pero una vez escogido nuestro software preferido, es el momento de prepararnos para la fase de implantación.
Cuánto dura un proceso de implantación
Para el proceso de implantación de un ERP hortofrutícola hay que tener en cuenta que necesitaremos un período mínimo de seis semanas; aunque todo dependerá de la complejidad de nuestro negocio, de si los equipos informáticos cumplen con los requisitos mínimos y, lo más importante, de que nos organicemos correctamente en nuestra empresa desde el principio.
Por ejemplo, nuestra media de implantación de Frutix ProV4 es de cuatro a ocho semanas (en ocasiones puede ser más debido a que la empresa necesita realizar alguna adaptación en concreto), pero para que los tiempos sean efectivos, siempre recomendamos seguir una serie de pautas que nos ayudarán a una implantación exitosa, como, por ejemplo, escoger a un responsable de implantación y agendar un calendario en conjunto desde el principio.
Seleccionar a un encargad@ de implantación
Como adelantamos en el punto anterior, es importante elegir a una persona de confianza dentro de la empresa para que colabore estrechamente con nuestro distribuidor de software. Esta persona debe conocer bien el funcionamiento interno de la empresa y ser capaz de transmitir todo lo que se necesita a la hora del cambio.
Desde el encargado o encargada de almacén, contable o gerente hasta un informático que esté en plantilla; cualquier persona que pueda dedicar el tiempo suficiente al proceso de cambio de software y que tenga predisposición a colaborar junto con el distribuidor de software.
Establecer un calendario conjunto
Normalmente (como sucede en nuestro caso), la empresa de software nos presentará un calendario de fases de implantación para que nos hagamos una idea de los pasos que seguiremos. Con ello, el responsable de implantación se encargará de la coordinación entre ambas partes.
Es recomendable que, una vez sepamos cuánto tiempo nos llevará la implantación, elijamos una fecha de arranque factible. A partir de ahí, agendaremos el resto de actividades de las fases de implementación como son la instalación, formación, preparación de informes, etc.
Fases de implementación de un ERP hortofrutícola
Aunque cada empresa distribuidora tiene sus pormenores, lo normal es que las fases de implantación del ERP se dividan en cinco o seis fases que compredan la organización, coordinación, parametrización, formación, puesta en marcha y seguimiento.
- Organización y selección de personal
Además de elegir al responsable de implantación, es el momento de coordinar a todas las personas implicadas en esta tarea y definir los roles y responsabilidades que tendrá cada uno.
- Coordinación con la empresa distribuidora
Es la fase en que hay que explicar al distribuidor de software cuál es nuestro objetivo, qué expectativas tenemos y cómo se convertirán en resultados. Por ejemplo, es el momento de confirmar si queremos migrar datos del antiguo programa o alojar nuestro software en la nube.
- Parametrización
Comprende las tareas de instalación y configuración de la herramienta según las bases que hemos predefinido. Es uno de los momentos más importantes, ya que ambas partes se esfuerzan por cerrar los flecos que han podido quedar pendientes.
- Formación
Aquí tendremos organizado al personal para realizar las distintas sesiones de formación. Deben asistir todas las personas que harán uso de la herramienta y coordinarlas según la modalidad (gestión, contabilidad, etc.).
- Puesta en marcha
Una vez definida la fecha de arranque, tanto nuestro personal como la empresa distribuidora deberán estar preparados para el cambio, ya que todo el mundo empezará a usar el nuevo programa desde ese momento.
- Seguimiento del proyecto
Tras la puesta en marcha, se llevará un control por ambas partes de que todo va bien: comprobar que la plataforma funciona, identificar posibles errores, tener bien configurados los usuarios, entre otros.
Conclusiones
Antes de empezar a trabajar con un nuevo ERP hortofrutícola, es necesario que planifiquemos las fases de implementación con nuestro equipo y el distribuidor de software con el fin de cumplir con las expectativas y los tiempos establecidos. De lo contrario, podríamos sufrir demoras o imprevistos indeseados.
Si eres almacén distribuidor, intermediario o productor hortofrutícola y buscas implementar un ERP especializado en tu sector, nosotros podemos ayudarte con nuestras soluciones informáticas. Escríbenos sin compromiso.
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