En cualquier negocio hortofrutícola —ya sea almacén de distribución, oficina intermediaria o finca productora— es frecuente acumular una gran cantidad de facturas. Te contamos cómo gestionarlas de manera eficiente.
Por qué es tan importante facturar de manera eficaz
Gestionar facturas correctamente nos ayudará a llevar un mejor control de gastos e ingresos y a llevar al día las cuentas, una tarea que será aún más fácil a través de la digitalización de las facturas.
Una correcta facturación, además, nos evitará muchos problemas con la Agencia Tributaria, ya que será más fácil cumplir con todas nuestras obligaciones fiscales (presentación de impuestos, declaración de IVA trimestral o SII, entre otros).
Por último, y no menos importante, si llevamos un control de toda la cadena de facturación, la relación con nuestros clientes y proveedores será más fluida y nos ayudará a mantener las cuentas al día.
Consejos para mejorar la facturación diaria
La numeración de las facturas
Si con el cambio de año fiscal adoptamos la costumbre de numerar correctamente las facturas y de llevar un orden en las series numéricas, la gestión de las facturas será mucho más sencilla desde el principio.
Es imprescindible que las fechas de las facturas sean correlativas y que ordenemos las diferentes actividades (si las tenemos) con su propia serie numérica. Dicha tarea será mucho más fácil si hacemos uso de una herramienta informática adecuada.
Rutinas y costumbres en contabilidad
El departamento de contabilidad (o la persona que se dedica a llevar la contabilidad del negocio), puede adoptar rutinas para las tareas de facturación. Por ejemplo, dedicarse a ello a ciertas horas del día o durante determinados días de la semana.
Si nos habituamos a trabajar de esta forma, será más fácil controlar las montañas de papeles y será más improbable que nos atrasemos en el envío de las facturas o que nos demoremos en el pago de las facturas de proveedores.
Evitar la morosidad
Es muy frecuente que algunos clientes se despisten a la hora de pagar las facturas que les emitimos. Por ello, es importante llevar un control de los vencimientos pendientes para que no se les pase ni a ellos, ni a nosotros.
Por ejemplo, una vez a la semana podemos dedicar un par de horas a revisar los pagos pendientes. Con una herramienta especializada como Frutix ProV4 o Frutex será mucho más sencillo, ya que podemos sacar listados de vencimientos ordenados al instante.
La digitalización es la clave
Aunque ya lo hemos adelantado en algunas líneas anteriores, lo repetimos: la automatización y digitalización de las tareas es el secreto para que nuestra facturación vaya sobre ruedas.
La facturación manual es un proceso más lento, costoso y con el que se cometen más errores. Además, es más fácil que se nos traspapelen las facturas o que perdamos mucho tiempo a la hora de consultar datos.
Pero para que la digitalización nos haga dar un salto cualitativo, lo más recomendable es que busquemos herramientas que se adapten a nuestras necesidades, es decir, ERP’s especializados en nuestro sector.
Con herramientas como Frutix ProV4 o Frutex, podrás numerar y organizar de forma automática las series de facturación, exportar listados de vencimientos rápidamente o llevar un control exhaustivo de los impuestos, entre otras muchas tareas.
Conclusiones
Una de las tareas más problemáticas de cualquier empresa agroalimentaria es la facturación. Por ello, es imprescindible adoptar una serie de hábitos y costumbres que nos ayuden a organizarnos mejor y usar herramientas adecuadas para optimizar los procesos,
Si estás buscando un software para mejorar el proceso de facturación de tu negocio, nosotros podemos ayudarte con nuestras soluciones informáticas. Escríbenos sin compromiso.
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