En las últimas semanas hemos recibido en el departamento de soporte varias consultas referentes a cómo contabilizar pagarés, así que en este artículo vamos a intentar arrojar un poco de luz para quienes aún tienen dudas al respecto.
Primero de todo hay que saber que un pagaré es un documento de crédito que contiene la obligación de pago por parte de la persona o empresa que lo emite (emisor) hacía un beneficiario o tenedor bajo el compromiso de hacerse efectivo en la fecha indicada en documento. La existencia de esta fecha es la particularidad que diferencia al pagaré del cheque, ya que en estos últimos van “a la vista” y no indican fecha para hacerse efectivo.
Dos opciones para la contabilización de pagarés
Aclarado el concepto básico de pagaré veamos su correcta contabilización. Para los pagarés recibidos de clientes (de cobro) y los pagarés con los que pagamos a nuestros proveedores (de pago) debemos utilizar generalmente las cuentas contables de Efectos comerciales a COBRAR (431) y Efectos comerciales a PAGAR (401) respectivamente para su registro contable.
En la contabilización de los pagarés recibidos (de cobro) tenemos la posibilidad de hacerlo de 2 maneras: la primera es más sencilla y práctica, además de ser usada por la mayoría de las PYMES; y la segunda, un tanto más compleja y laboriosa, permitirá reflejar de forma perfecta en nuestro balance el estado de los documentos de cobro. Esta segunda forma solo la aconsejamos en caso de que la empresa tenga un gran volumen de pagarés a gestionar, puesto que requiere mucho más trabajo administrativo.
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La primera opción (la más sencilla) consta de 2 asientos:
- El primer asiento lo realizamos en la fecha en la que nuestro cliente nos entrega el pagaré.
DEBE HABER
(431) Efectos comerciales a cobrar a (430) Clientes
- Una vez llegada la fecha de su vencimiento y hagamos efectivo el pagaré en nuestro banco, realizaremos el segundo asiento.
DEBE HABER
(572) Bancos a (431) Efectos comerciales a cobrar
Podemos ver que la cuenta 431 hace la función de cuenta temporal mientras ese pagaré no sea efectivo en nuestra cuenta corriente. Esta cuenta auxiliar podemos utilizarla como una única cuenta en nuestro PGC (431.0000001) o bien utilizar una por cada cliente 431.000XXXX (en este caso haremos coincidir la auxiliar con la misma que tengamos en la cuenta 430.000XXXX, —clientes—).
Nuestra recomendación siempre es que si no hay excesivos documentos se opte por utilizar el primer caso, una única cuenta auxiliar 431.0000001.
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La segunda opción, algo más compleja como ya habíamos indicado, sería utilizando las cuentas siguientes:
- Efectos comerciales en cartera
- 4311 Efectos comerciales descontados
- Efectos comerciales en gestión de cobro
- Efectos comerciales impagados
De esta forma, la contabilidad nos permitirá ver el estado exacto y situación en la que se encuentra cada pagaré.
Pago con pagarés
En el caso en que seas tú el que realice el pago con pagarés a tus proveedores, el tratamiento es totalmente análogo y habrá también 2 asientos:
- Asiento inicial a la entrega del pagaré de pago, con fecha la del día de entrega.
DEBE HABER
(400) Proveedores a (401) Efectos comerciales a pagar
- Segundo asiento realizado el día en que veamos que figura el cargo en nuestra cuenta bancaria.
DEBE HABER
(401) Efectos comerciales a pagar a (572) bancos o entidades de crédito
Opciones y sugerencias
Sin que lleve mucho trabajo adicional y para las empresas que utilicéis esta forma de pago con frecuencia, os será muy útil crear cuentas auxiliares del grupo 401 por cada mes y banco de pago. De esta manera, tendremos siempre presente de qué banco proceden los pagarés y en qué mes vencen. Esto lo haríamos creando las cuentas auxiliares así:
401.000BBBAAMM
Es decir, una cuenta 401 por cada banco y por cada mes de vencimiento. Así, en nuestro balance podremos saber fácilmente los saldos acreedores en cada mes y evidentemente, si todos los pagarés ya han sido pagados y contabilizados, el saldo de estas cuentas en ese mes debería quedar a cero. Como veréis es una forma sencilla de controlar los pagarés.
Parametrización en el software de OAX
Por último, una vez visto a nivel contable cómo tratar estos documentos, veamos la forma específica de configuración en el software de OAX para realizar la contabilización de forma correcta.
En el menú de auxiliares, en la parametrización de las SERIES de CAJA, podremos configurar estas cuentas para cada serie y año tal como figura en la imagen:
