En el momento en que nos decidimos a cambiar de software solemos encontrarnos con uno de los mayores dolores de cabeza de las empresas si no ha habido una concienciación previa sobre el tema: la migración de los datos. Esto nos recuerda que, implantemos o no una nueva solución de gestión informática, debemos estar listos para afrontar en cualquier momento el traspaso de los datos de nuestro negocio.
Más allá de una simple migración de datos
Tener unos datos de calidad no solo sirve para realizar migraciones de un sistema a otro. Los datos de nuestra empresa son como el agua para los peces: nuestro tesoro más preciado, lo que nos mantiene vivos y en movimiento. Por ello, debemos “mimarlos” y cuidarlos con esmero. Una base de datos de mala calidad nos puede llevar a duplicar y ralentizar tareas, a efectuar campañas comerciales (mailing o telefónicas) sin éxito y a tener perfiles de clientes incompletos que dificulten nuestras estrategias de negocio; en definitiva, a perder tiempo y dinero.
Hacienda es de todos/as, pero no perdona
Otra de las razones por la que es importante tener nuestros datos correctos es la de evitar tener problemas a la hora de informar a Hacienda de nuestra actividad. Por ejemplo, los datos de los modelos informativos 347 y 349 deben estar debidamente cumplimentados para ser admitidos. Lo mismo sucederá en las declaraciones de IVA, tanto si las hacemos de forma trimestral como si las realizamos mediante el SII (que acaba de entrar en vigor): Hacienda no nos admitirá datos incompletos o incoherentes.
Qué ocurre con nuestros datos no depurados durante un cambio de software
Según nos explica Power Data —empresa especializada en gestión de datos— en este artículo, sin una buena base de datos de calidad “puedes caer en una enorme trampa donde no consigues obtener ninguna información de los datos migrados y pasas horas y horas intentando arreglarlos o mejorarlos”. Por tanto, la persona “a la que le toque” realizar una depuración de datos para importarlos a un nuevo software puede verse en un aprieto, sobre todo si hay un plazo corto de entrega de los datos.
En conclusión, debemos ser minuciosos en nuestro negocio en cuanto a recopilación de datos se refiere pues, como no dispongamos de datos de calidad y actualizados, nuestros ingresos pueden verse afectados, Hacienda puede echar para atrás nuestras operaciones tributarias y la migración de datos puede volverse una tarea insufrible (tanto para la empresa como para el proveedor de software). Así que, en pocas palabras, con los datos no se juega.
