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Apertura de año y controles de fechas

Llegamos al año 2023 y con ello se hace frecuente la consulta sobre «¿qué debo hacer para preparar mi software agroalimentario para el nuevo año?». Os lo  explicamos a continuación.

¿Qué tengo que hacer?

Quizá resulte extraño, pero básicamente lo único que has de hacer, es asegurarte de cerrar tu programa de gestión el día 30 ó 31 (tras finalizar la jornada laboral) y encenderlo de forma normal con el nuevo año. Con este sencillo tramite, provocaras que el sistema al arrancar con el nuevo año crea de forma automática todos los procesos necesarios para trabajar en el nuevo periodo. Por tanto, no des de alta de forma manual las series de facturación. No es necesario y podrías provocar algún tipo de error en tu facturación.

Con el cambio de año, también recomendamos revisar y modificar, si es el caso, los intervalo de tiempo de seguridad. Estos intervalos indican al programa entre que fechas nos va a permitir introducir datos, por tanto, si creas una factura con una fecha fuera del intervalo, el software no te dejará. De esta manera reducimos los errores en la introducción de compras, ventas, cobros, etc..

Moveremos todo el intervalo hacia adelante, es decir, actualizaremos la fecha DESDE y la fecha HASTA.

Repasemos la configuración de fechas en Frutix ProV4, Frutex ERPy Xconta

En Frutix ProV4 y Frutex ERP

En Frutix ProV4, nuestra solución para distribuidores de fruta, y Frutex ERP, nuestro ERP para centrales hortofrutícolas, encontramos dos tipos de intervalos de fechas que debemos revisar:

  • Control de fechas. Es un intervalo compuesto por una fecha desde (límite inferior) y una fecha hasta (límite superior). Este control, como ya hemos explicado tiene la función de permitir la introducción de datos solo con fechas comprendidas dentro del rango, evitando introducir fechas erroneas. Por tanto, recomendamos que comprobéis este control y lo modifiquéis si es preciso.En la siguiente imagen, el recuadro en rojo corresponde al control de fechas. Como podemos observar, aparece una configuración de fechas bastante desaconsejable, ya que abarcaría demasiado tiempo. Lo ideal es acotarlo a un máximo de un año, por tanto podemos poner

    DESDE: 01/07/2022 HASTA: 31/12/2023

    Recomendamos poner fecha desde 01/07/2022, debido a que aun estando inmersos en el 2023 quizá necesites introducir datos rezagados del año anterior.

  • Fecha del ejercicio o campaña. Define la temporada o el año en curso (por ejemplo, la campaña de septiembre de 2020 a junio de 2021 o, simplemente, el año 2020). También sirve para configurar la serie de facturación según campañas y no por año natural.
    En Frutex ERP las fechas de campañas son especialmente importantes pues los análisis de costes, rentabilidades, etc. giran entorno a las campañas, por tanto han de estar bien definidas si quieres disponer de información real.

    control de fechas frutix prov4
    Imagen de control de fechas en Frutix ProV4

     

    Sí además trabajas con nuestro módulo contable tendrás la fecha: la fecha de inicio contabilización. Con esta fecha controlarás que no se contabilice o recontabilice nada por debajo de ella. Esta es especialmente importante cuando tenemos realizado el cierre contable del periodo. No obstante este control lo gestionaremos directamente a través del módulo contable.

fechas inicio contable módulo Xconta
Imagen de las fechas del inicio de contabilización en configuración de Frutix Pro V4 o Frutex ERP

 

A parte de los intervalos de fechas comentados, es importante revisar los días festivos. Estos influirán en el proceso de pedidos de venta programando las ordenes de preparación picking según calendario de días laborales.
Por tanto, si trabajamos con picking debemos revisar el calendario de festivos.

calendario laboral

En el módulo Xconta

En el módulo de contabilidad Xconta también se plantea un límite entre fechas que habrá que revisar de forma regular para evitar modificaciones contables no deseadas en de periodos ya cerrados.

La siguiente imagen corresponde al formulario de configuración de los intervalos de fecha. Puedes encontrar este formulario en el módulo contable en la opción MAESTROS->CONFIGURACIÓN.

configuración contable

Qué no hacer

Como ya comentamos en este artículo sobre la numeración y series de factura, debemos empezar cada año con una nueva serie numérica para cumplir con la normativa vigente.

Recuerda que el sistema creará de forma automática las series de venta y compra al comenzar el nuevo año, por lo que no tienes que hacer nada. Sin embargo, es importante tener en cuenta que hay que salir de las aplicaciones el día 31, como ya hemos comentando, para acceder forzosamente a partir del nuevo año y que con esta acción de entrar en el programa, el sistema cree las nuevas series.

Conclusiones

Con el cambio de ejercicio se recomienda revisar y ajustar los intervalos de fechas de trabajo, pero no hará falta realizar ninguna operativa para la creación de nuevas series en nuestro sistema. >

Por último, aprovechamos este artículo para recordarte la idoneidad de realizar tanto el inventarios de partidas como el fiscal al final del año en Frutix Pro V4.

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